Tema II. INTRODUCCION A LOS SISTEMAS DE INFORMACION.-
Asignatura: Tecnología Informática y de telecomunicaciones.
Análisis: Tema II.
Diferencias entre una computadora y un sistema de información.
La computadora es una máquina electrónica, es solo una parte, un componente, una herramienta necesaria para crear en implementar un sistema de información. Mientras que el sistema de información se conceptualiza como un todo, una condensación de datos que se transforman en información necesaria.
El sistema de información en una empresa.
Se define técnicamente como un conjunto de componentes que interrelacionados permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir información necesaria, para apoyar la toma de decisiones y el control en dentro de una organización. Además los sistemas de información ayudan a los gerentes y al personal a analizar problemas, visualizando nuevas ideas en la creación e iniciativas de productos o servicios.
Actividades que transforman datos simples en información útil en un sistema de información.
· La alimentación o insumo: consiste en la recolecta de los datos que se originan internamente en la organización o en el entorno que la rodea, para ser transformados y procesados.
· El procesamiento: es la transformación de los datos primarios a algo que tenga mas sentido, en información necesaria y útil para la organización.
· El producto o salida: una vez procesada la información es transferida a las personas o actividades donde es necesaria y debe ser empleada.
· Retroalimentación: el producto regresado a personas indicadas dentro de la organización, que les ayuda a evaluar o a corregir la iniciación de la captura de los datos requieren del proceso de retroalimentación, para que así el sistema de información se renueve constantemente y se mantenga en movimiento.
La relación existente entre un sistema de información, la institución y su entorno.
Para entender los Sistemas de Información, un gerente debe conocer ampliamente las tecnologías, administración e información general y especifica de la organización para poder dar soluciones a los retos que se presentan con el día a día en el mundo de los negocios; por tanto para diseñar y usar un SI de manera eficaz, es necesario entender el entorno, la estructura, la función y las políticas de las instituciones que rigen el desenvolvimiento de la organización, así como el papel que juega la gerencia en la toma de decisiones; siendo necesario examinar las capacidades y oportunidades que proporciona la tecnología de información actual.
Los SI son parte de las instituciones. Los elementos claves de una organización son su personal, la estructura, los procedimientos de operación y su cultura.
Los SI son parte de la Gerencia. Los gerentes perciben los retos de negocios en el entorno. Ven la estrategia de la institución para responder y asignar los recursos humanos y financieros para alcanzar sus estrategias y coordinar el trabajo. En todo momento deben ejercer un liderazgo responsable. Los sistemas de información de negocios reflejan las esperanzas, sueños y realidades de los gerentes en la vida real.
Los SI son parte de la Tecnología. Es una de las muchas herramientas de las que los gerentes pueden disponer para enfrentarse al cambio. Siendo de gran importancia hoy día, la tecnología de información y telecomunicación, pues genera y mantiene la información basándose en software, hardware, almacenamiento y telecomunicación de calidad.
Niveles de jerarquía organizacional y tipos de sistema de información que requiere cada nivel.
• Los sistemas de Nivel Operativo: Se caracteriza por:
1. Brindar apoyo a los gerentes operativos en el seguimiento de las actividades y transacciones elementales de la organización, (ventas, recepción de materiales, depósitos en efectivo, nóminas, decisiones de crédito y el flujo de materiales, etc.).
2. Responder a los trámites de rutina y al flujo de transacciones, tales como pagos a proveedores, estado del inventario, estado de la nómina del mes, entre otros.
• Los sistemas de nivel de conocimiento:
Estos sistemas apoyan a los trabajadores del conocimiento y a los de la información en la organización; mejorando la productividad de los ingenieros, diseñadores y demás personal que conforman cada departamento de la entidad, ayudando a la empresa de negocios a integrar nuevos conocimientos para el negocio y para que la organización controle el flujo de documentación., trabajando bajo la forma de estaciones de trabajo y sistemas de oficina, que constituyen las aplicaciones de mayor crecimiento en la actualidad en los negocios.
• Los sistemas de nivel administrativo:
Se diseñan para las actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y para las actividades dependientes de los administradores de nivel medio, pues con este tipo de sistema de información se pueden comparar resultados del trabajo del día con los del mes o del año anterior, además proporcionan reportes periódicos en vez de información instantánea sobre las operaciones, generando soportes a decisiones no rutinarias, tendiendo a enfocarse en decisiones menos estructuradas, para las cuales los requerimientos de información no son siempre claros. Estos sistemas con frecuencia responden a los ¿Qué pasa si?
• Los sistemas de nivel estratégico:
Atacan y dirigen a los directivos en la problemática estableciendo estrategias y tendencias a largo plazo dentro del entorno de la institución, siendo su interés principal hacer frente a los cambios que ocurren en el entorno con las capacidades con las que se cuenta. Se pueden responder preguntas tales como: ¿Cuáles serán los niveles de empleo en cinco años? ¿Cuáles son las tendencias a largo plazo de los costos y en dónde se ubica nuestra empresa? ¿Cuáles serán los productos que estaremos fabricando en cinco años?
Relación entre los Sistemas de Información y la organización enfocado en los cambios que ocurren con el trascurrir del tiempo.
Anteriormente los sistemas de información se basaban principalmente en la parte técnica, ocasionando esto que los gerentes delegaran autoridad y se interesaran solo en los trabajadores técnicos de niveles inferiores. Pero hoy en día como los sistemas actuales afectan de manera directa a distintas áreas de la organización, los administradores o gerentes y los directivos realizan sus planeaciones, pero en muchos casos no pueden delegar autoridad y responsabilidades solo en aquellos encargados de tomar las decisiones técnicas, pues se advierten problemáticas dirigidas a la producción ¿qué se produce y cómo se produce?, por tanto en el presente, los sistemas de información juegan un papel estratégico y fundamental para el alargue de la vida de la empresa.
La arquitectura de información de la organización.
El conocimiento de los sistemas y la comprensión de la organización crean la arquitectura de la información de la institución. La arquitectura de la información en cuanto a la tecnología de información en una empresa permite alcanzar las metas u objetivos seleccionados. Además se incluye tanto la información y la capacidad de procesamiento para centralizarlas o distribuirlas. Los gerentes deben ser mas críticos en la determinación de la arquitectura de la información de sus empresas; siendo este trabajo exclusivo de ellos como gerentes.
Diferencias entre enfoque técnico y enfoque conductual de los sistemas de información.
El enfoque técnico se basa en la ciencia de la computación, de la administración y la de la investigación de operaciones. Además de la ciencia de la comunicación que establece las teorías de la computación y telecomunicaciones, incluyendo la metodología orientada al almacenamiento y manejo eficiente de los datos. El enfoque técnico hacia los SI se apoya en una base matemática, los modelos normativos para el estudio de los sistemas de información, así como la tecnología física y las capacidades formales de los sistemas; mientras que el Enfoque conductual se relaciona con las cuestiones y problemas conductuales, sin ignorar la tecnología. De hecho la tecnología de los SI es a menudo el estímulo para un problema y duda conductual. Pero el punto medular de este enfoque no se centra en las soluciones técnicas; se concentra más bien en los cambios de actitudes, en las políticas de administración y organización, además del comportamiento organizacional en general. Y la unión de estos dos enfoques da lugar al Enfoque de los sistemas sociotécnicos, se combina el trabajo teórico de la ciencia de la computación, la de la administración y la investigación de operaciones con una orientación práctica hacia la construcción de los sistemas y sus aplicaciones, atendiendo a los asuntos conductuales, de tal manera que se recalca la necesidad de optimizar el desempeño del sistema como un todo. Esto significa que la tecnología debe ser cambiada y diseñada de tal modo que se apegue a las necesidades organizativas e individuales para alcanzar las metas comunes e individuales, pues las instituciones y las personas deben cambiar mediante la capacitación, el aprendizaje y el cambio organizacional planeado con objeto de permitir que la tecnología opere y prospere siempre en pro de ambos.
Principales retos de la gerencia y los sistemas de información en la actualidad.
Los SI traen cambios en las metas de los negocios, en las relaciones con los clientes y proveedores y en las operaciones internas, debido a que crear un sistema de información significa en la actualidad, que es necesario el desarrollo de una nueva arquitectura de la información por tanto construir, operar y mantener sistemas de información son por muchas razones actividades de reto que los gerentes o administradores deben enfrentar.
1. Reto estratégico de los negocios: ¿Cómo pueden los negocios emplear tecnología de la información para diseñar instituciones que sean competitivas y eficaces?
La inversión en tecnología de la información alcanza hasta el 50% de todas las inversiones de la mayoría de las grandes empresas del sector servicio con el objetivo de seguir siendo competitivas, muchas instituciones deben ser rediseñadas, eliminando el trabajo innecesario y las ineficiencias de las estructuras organizacionales obsoletas. Si las instituciones solo automatizan lo que hacen actualmente, subutilizan en gran medida el potencial de la tecnología de la información.
2. Reto de la Globalización: ¿Cómo pueden entender las empresas los requerimientos de negocios y de sistemas en un entorno económico global?
El crecimiento rápido del comercio internacional y el surgimiento de la economía global revelan una urgencia de SI que puedan dar soporte a las ventas y compras de productos en muchos países.
3. Reto de la arquitectura de información: ¿Cómo pueden las instituciones desarrollar una arquitectura de información que dé soporte a sus metas organizacionales?
Muchas instituciones no pueden alcanzar sus metas porque están lisiadas por hardware, software, redes telecomunicacionales y sistemas de información fragmentados e incompatibles. Ahora resulta una prioridad integrar estas “islas de comunicación” en una arquitectura coherente.
4. Reto de la inversión al implementar los SI: ¿Cómo pueden las instituciones determinar el valor para el negocio de sus SI?
Uno de los principales problemas que surge del desarrollo de computadoras poderosas y baratas no involucra a la tecnología sino a la administración y a las instituciones. Una cosa es usar la tecnología de información para diseñar, producir y mantener nuevos productos y otra cosa es ganar dinero haciendo esto. ¿Cómo pueden las empresas obtener utilidades considerables de sus inversiones en sistemas de información?, determinar los costos y beneficios de usar un sistema es bastante complicado, sería insano considerar si el esfuerzo total “valió la pena”.
5. Reto de la responsabilidad y el control al diseñar los SI: ¿Cómo pueden las empresas diseñar sistemas que las personas puedan entender y controlar? ¿Cómo pueden asegurarse las instituciones de que los sistemas de información sean usados de una manera ética y responsable?
Los sistemas de información deben ser diseñados para que los operen tal como se desea y para que las personas puedan controlar el proceso. Al construir y usar sistemas de información, la salud, seguridad, permanencia en empleos y bienestar social deben ser considerados con la misma importancia que la de alcanzar las metas organizacionales de la empresa. Los gerentes deben preguntarse ¿Podemos aplicar normas estrictas para el aseguramiento de la calidad de nuestros sistemas de información, tanto como para nuestros productos y servicios? ¿Podemos construir sistemas de información que respeten los derechos de privacidad de las personas y seguir persiguiendo las metas de la empresa? ¿Deben los sistemas de información hacer la vigilancia de los empleados? ¿Qué hacer cuando un sistema de información diseñado para incrementar la eficiencia y la productividad elimina puestos de trabajo?
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